Den 5-2-2020 kl. 17-20

Dagsorden for ordinær/ekstra generalforsamling i Vestsjællands Microcrossklub 

1. Valg af dirigent, referent og stemmetæller. Jacob, Jeff og Brian J.

2. Formandens beretning for det forløbne år. (tages i år af tidligere formand) skidt år for Høng.

Der skal være mere gang i den i 2020.

3. Forelæggelse af den revisor godkendte årsrapport til godkendelse.

Dette er godkendt.

4. Bestyrelsens forslag til budget for kommende sæson. Prøvebane, varmepumpe. Træner.

5. Fastsættelse af det kommende regnskabsårs kontingenter, træningsgebyr. 100 for udenbys, 1000 for medlemmer 750 barn 2,3 osv.  Træningskort 800,-

6. Indkomne forslag.

Forslag til vedtægter generalforsamling flyttes til midt februar.

Klubbens ambitioner ifm. Af klub træning evt. klubtræning Thomas er klar som hjælper på dette. Evt. en fast træning hver måned.

Alle medlæmmer skal være træningsleder (forslag til vedtægtsændring)

7. Valg af formand Carsten modtager ikke genvalg. derved ekstra ordinær.

Jeff stiller op.

8. Valg af kasserer Janni modtager ikke genvalg.

Jacob.

9. Valg af næstformand, sekretær og 1 suppleant.

Carsten, Brian, Thomas Rasksen.

10. Valg af revisor for kommende regnskabsår.

Brian Jacobsen.

11. Eventuelt.

Forsikring af maskiner.

Ekstraordiner general forsamling

den 15-02-2018

Den 31-01-2018 blev der indkaldt til ekstraordinær general forsamling ang. vedtægtsændring

§ 16. Tegning og hæftelse.

i dag står der flg.

Foreningen tegnes af formanden. Økonomiske dispositioner over 5000 dkr. Skal besluttes på et bestyrelsesmøde, hvor beslutningen er ført til referat. Køb, salg eller pantsætning af fast ejendom skal godkendes på generalforsamlingen. I tilfælde af låneoptagning skal dette forelægges og godkendes af generalforsamlingen. Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtigelser som påhviler foreningen.

Forslag til ændring er som følger.  

§ 16. Tegning og hæftelse.

Bestyrelsen er bemyndiget til

 

• At udpege et eller flere bestyrelsesmedlemmer til enten alene eller i fællesskab at kunne disponere over foreningens formue samt til at tegne foreningen i økonomiske anliggender

• At udpege et eller flere bestyrelsesmedlemmer til alene eller i fællesskab at kunne disponere over foreningens midler via elektroniske bankprodukter samt til at indgå kontrakter herom.

   

•  I tilfælde af låneoptagning skal dette forelægges og godkendes af generalforsamlingen. Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtigelser som påhviler foreningen.

 Der er den 15-02-2018 afholdt generalforsamling om dette og flg. har deltaget og stemt.

Jeff Rosenkilde stemte for.

Jacob Rasksen stemte for.

Janni Hiltunen stemte for.

Michael Møller stemte for.

Mick Klint stemte for.

Jesper Graulund stemte for.

Anders Porting stemte for.

Alle klubbens medlæmmer har deltaget og stemte for dette Så dette er vedtaget.

  Det er af bestyrrelsen besluttet at kasseren alene kan tegne foreningen og kasseren har adgang til klubbens midler samt netbank og kontokort

2019 vil blevet taget op under første bestyrelses møde hvor bestyrelsen fast sættes i 2019

Generalforsamling 26-11-2017

            

1. Valg af dirigent: Jesper Graulund; referent; Jeff Rosenkilde; stemmetæller; Michael Møller. 

2. Formandens beretning for det forløbne år. 

Vi har haft en god sæson med nogle gode.Vi har fået lavet en del ved banen hvilket har været både godt og skidt.  

Vi fik en 2 plads til DMU Kids cup 😀 hvor næsten hele klubben støttet op om dette. 

3. forelæggelse af den revisor godkendte årsrapport. 

Denne er godkendt af revisor. 

4. Bestyrelsens budget til den kommende sæson. 

her er ikke lavet noget, men der er en del projekter i gang. 

5. Fastsættelse af det kommende regnskabsårs, kontingenter, træningsgebyr, gebyr for manglende fremmøde ved arbejdsdage, samt rykkergebyr. 

Kontingentet for 2018 forsætter uændret som i 2017

Der er stemt om forslaget som er vedtaget. 

6. Indkomne forslag. 

Førstehjlæps kursus afholdes i febuar. 

7. Valg af formand Jeff blev genvalgt. 

8. Valg af kasser Janni Hiltunen blev valgt ind.  

9. Valg af næstformand, sekretær og suppleant. 

(Niels modtog ikke genvalg) 

Jacob og Mick blev genvalgt.  

Bestyrelsen bliver fastsat på førstkommene bestyrelses møde. 

10. Valg af revisor for kommene regnskabs år. 

Niels Eichen blev valgt. 

11. Eventuelt. 

Ingen forslag. 

 

Venligst formanden. 

Generalforsamling den 27-11-2016

1. Valg af dirigent: Morten Olsen; referent; Jeff Rosenkilde; stemmetæller; Jesper Graulund. 

2. Formandens beretning for det forløbne år. 

Vi har haft en god sæson med god tilgang af medlemmer. Vi har fået en ny traktor og forbedret banen samt ny prøve bane som dog mangler lidt færdiggørelse. 

Vi blev vinder af DMU Kids cup 😀 hvor næsten hele klubben støttet op om dette. (vi skulle gerne beholde pokalen næste år)

3. forelæggelse af den revisor godkendte årsrapport. 

Denne er godkendt af revisor. 

4. Bestyrelsens budget til den kommende sæson. 

her er ikke lavet noget, men der er en del projekter i gang. 

5. Fastsættelse af det kommende regnskabsårs, kontingenter, træningsgebyr, gebyr for manglende fremmøde ved arbejdsdage, samt rykkergebyr. 

Der blev stillet forslag om at hæve kontingentet for næste år til 1000 kr. for første barn, 500 for 2-3 barn Der er ikke ændret på Pitbike og manglende fremmøde for arbejdsdag. 

Der er stemt om forslaget som er vedtaget. 

6. Indkomne forslag. (ingen forslag) 

7. Valg af formand Jeff blev genvalgt. 

8. Valg af kasser Mick blev genvalgt. 

9. Valg af næstformand, sekretær og suppleant. 

(Lars modtog ikke genvalg) 

Niels og Jacob blev genvalgt. 

Michael Ludvigsen stillede op og blev valgt. 

Bestyrelsen bliver fastsat på førstkommene bestyrelses møde. 

10. Valg af revisor for kommene regnskabs år. 

Johnny Ludvigsen blev valgt. 

11. Eventuelt. 

Formanden bragte kiosken på banen da denne havde mod vores forventning givet underskud. 

Derfor blev der forlagt af der skulle være en kiosk ansvarlig som står for alt drift og uddanner evt. andre som har lyst af deltage i kiosk driften. 

Samtidig blev det besluttet at der ikke er noget som hedder på klods mere. 

Linda Ludvigsen påtog sig dette ansvar 😀 

Der blev stillet forslag om at udvikle en tjek liste til træningsledere til brug ved hver vagt. 

Denne vil blive udarbejdet af bestyrelsen. 

Der var ønske om at prøve at få lavet en dato for en fælles bane prøve for klubbens medlemer. 

Der var snak om at leje Slagelse indoor MX i vinter for klubben. 

Der vil også snarest blive arengeret et TL kursus. 

Der vil komme et førstehjælps kursus til foråret. 

Venligst formanden. 

Referat af generalforsamlingen

Vestsjællands Microcrossklub – Høng d. 18.11.2012

 

1.     Valg af: dirigent: Carsten Bruhn; referent: Annette Legaard; stemmetæller: Heidi Bruhn.
 

2.     Formandens beretning:

Det har været en god sæson med god tilgang af medlemmer og fin økonomi, trods  investeringer. Miljøtilladelsen ventes færdig i foråret, støjmålingen har medført, at der kun må være 10 kørere ad gangen.

Desuden er vi blevet pålagt løbende stikprøvekontrol af støjmåling hver

måned.
 

3.     Revisor: Regnskabet godkendt.

ca. 43.000 kr. i overskud.

Kalundborg kommune har givet tilskud til hele støjmålingen, samt tilskud til vedligeholdelse af klubhuset.

Kurser afholdt i 2012 kan der søges tilskud til i 2013.
 

4.     Bestyrelsen forslag til buget for kommende sæson:

Ikke udspecificereret, men planer og forslag om:

Investeringer i forsikring af klubhus.

Fornyelse af banen, herunder dræn og afvanding af banen.

Vandingsanlæg.  Permanent afskærmning af udearealet.
 

5.     Fastsættelse af kontingenter, træningsgebyr og antal arbejdsdage:

Efter afstemning vedtog  generalforsamlingen, at træningskortet er obligatorisk.

Kontingentet fremover: 850 kr. dækkende medlemskab: 600 kr. og fast træningskort 250 kr.

Søskende kontingent: halv pris af medlemsskabet, og  fast træningskort.

Dvs. 300 kr. for medlemskab og fast træningskort 250 kr. = 550 kr.

 

Angående nye medlemmer besluttes det, at nye medlemmer efter 1. august hvert år vil kunne hverve medlemskab og træningskort for resten af sæsonen til halv pris.

 

Kontingent for udenbys kørere forhøjes til 100 kr. pr. træning.

Antallet af arbejdsdage forhøjes til 2 løbsarbejdsdage og 2 almindelige arbejdsdage.

 

Gebyr for manglende afholdelse af arbejdsdag er fortsat 750 kr. pr ikke afholdt dag.

 

6.     Indkomne forslag: ingen.
 

7.     Valg af formand: Martin Henriksen modtog og blev genvalgt.
 

8.     Valg af kasserer: Susanne Rovsing modtog desværre ikke genvalg.

Klubben takker Susanne for en stor indsats gennem årene og Susanne tilbyder assistance til at sætte den nye kasserer ind i tingene.

Mick Klint Pedersen blev valgt til kasserer.
 

9.     Valg af næstformand:

Valg af sekretær:

Valg af suppleant: Bjarne Føller blev valgt.
 

10.                    valg af revisor: Andreas Schilling modtog og blev genvalgt.
 

11.                   Evt. (Mick opbevarer udstyr til støjmåling).

Under evt. blev følgende ting drøftet:

Førstehjælpskursus gøres til årlig event.

Alle træningsledere skal være aktive.

Alle nye medlemmers familier skal tilbydes træningsleder kursus.

 

Formand Martin Henriksen foretager baneprøver, som er obligatorisk det år man fylder 8 år.

 

Dato for 1. bestyrelsesmøde 13/12 kl. 19.

 

 

Referat for extraordinær generalforsamling i

Vestsjællands microcross klub - Høng.

Lørdag d. 24/3-2012 kl 10.00 på møllegårdsbanen.

1. Valg af dirigent, referent samt stemmetæller.

Dirigent: Susanne Rovsing

Referant: Mette Bjerrum

Stemmetæller: Heidi Brun.

2. Valg af formand.

Martin Henriksen vælges som formand.

3. EVT.

Intet af berette.

Referat for ordinær generalforsamling i Vestsjællands Microcross klub – Høng.

Søndag d. 13.11.2011 – kl.10.00 i klubhuset på Møllegårdsbanen.

 

1. Valg af dirigent, referent og stemmetæller.

Dirigent: Malene, Referant: Susanne, Stemmetæller: Bjarne

2. Formandens beretning for det forløbne år.

Se Bilag 1

3. Forelæggelse af den revisor godkendte årsrapport til godkendelse.

Regnskabet for 2011 er godkendt.

Klubben går ind i 2012 uden ret meget på kontoen, dette skyldes, at vi i 2011 har lavet en del investeringer. Investeringerne kan der læses mere om i formandens beretning. Dette gør at vi fremadrettet har en udfordring, da vi skal have lavet støjmåling, hvilket koster 15000,-. Pengene vil blive søgt hos Kalundborg kommune og vi håber de bevilliger et tilskud.

4. Bestyrelsens forslag til budget for kommende sæson.

Bestyrelsen foreslår at man i klubben tager et lidt stille år på investeringsfronten, sådan at der igen kan komme lidt kapital.

5. Fastsættelse af det kommende regnskabsårs kontigenter,         træningsgebyr, gebyr for manglende fremmøde ved arbejdsdag, samt rykkergebyr.

Kontingent: 650 kr årligt (søskenderabat, ½ pris for evt. søskende)

Træningsgebyr: 20 kr. for medlemmer, 75 kr. for udensby kørere
Det er muligt at købe et træningskort gældende hele året.
Prisen er: 400,- for klubbens medlemmer og 600,- for udenbys kørere.

Rykkergebyr 50 dkr. Pr. gang.

Manglende fremmøde v. arbejdsdag. Se indkomne foreslag.

 

Det vedtagets at kontingent, træningsgebyr samt rykkergebyr forbliver uændret.

 

6. Indkomne forslag.

1. Ændring af beløb for manglende deltagelse i arbejdsdag - dette beløb hæves til 750 kr. pr. manglende dag.

Med dette sender vi et klart signal til om, at det er vigtigt at alle deltager i klubbens arbejde, således at det fremover ikke bare er en "let og billig løsning" at frikøbe sig for dagene. Vi er nødt til at løfte i flok, hvis ikke arbejdet skal hænge på de samme forældre hele tiden. (I de fleste andre klubber koster det ca. det beløb)

Såfremt man ikke kan deltage i de planlagte arbejdsdage er det jo en mulighed at lægge sine dage på andre tidspunkter efter aftale med bestyrelsen.

 

Det vedtages at hæve gebyret for manglende deltagelse i arbejdsdag fra 250 kr. til 750 kr. pr. ikke afholdt dag.

 

2. Man skal afholde mindst én af sine arbejdsdage før sommer.

Her i 2011 var vi ikke ret mange på de 2 første arbejdsdage. Til gengæld var der masser af opgaver, der skulle løses inden vores løb i pinsen. Hvis vi havde flere på arbejdsdagene kunne vi måske have undgået, at der var så mange opgaver der skulle løses i ugen op til løbet.

 

Det vedtages at mindst en arbejdsdag skal være afholdt i foråret.

 

3. En turnusordning blandt forældre m.h.t. oprydning/rengøring af klubhus og toiletter.

Vi forestiller os, at forældre fx. hver eller hver anden uge blev ansvarlige for rengøring af klubhus og toiletter. Ikke grundig rengøring af klubhus - men generel oprydning og fejning af gulv. På toilettet skal WC og håndvask rengøres og gulvet skal fejes. Et gæt er, at det tager omkring ½ time, hvis det bliver gjort så ofte.

Dette vil bidrage til ,at alle føler sig ansvarlige for oprydningen/rengøringen, og ikke bare tænker "det er der andre der gør, så vi behøver ikke tænke på det". For det er der ikke andre der gør - vi er kun os til at holde tingene pæne og i orden!

Og umiddelbart tænker vi ikke, at det træningslederen der pågældende dag, der skal gøre dette.

Samtidig er man nok også nødt til at indføre et gebyr for manglende udførelse af dette fx på 100-200 kr., for ellers risikerer vi, at nogen "glemmer det", og så er det pludselig den næste i rækken, der har et mere beskidt klubhus og toilet der skal rengøres. Selvfølgelig kan man bytte datoer indbyrdes mellem forældrene.

Man kunne lave en fordeling og hænge en liste op i klubhuset med, hvem der udfører arbejdet på hvilke dato - som man skal afkrydse på med dato for, hvornår arbejdet er udført. Så er det muligt, at se om arbejdet er udført og hvem der har gjort det sidst - samt ikke mindst, hvem der ikke har fået det gjort.

 

Det opfordres til at ALLE ordner klubhus og toilet en gang imellem. Hvis dette gøres oftere vil opgaven ikke være så stor. Bestyrelsen evaluerer på punktet om ca. et halvt år.

 

 

4. En telefonliste over klubbens medlemmer

Vi kunne godt tænke os en liste over klubbens medlemmer, hvor telefonnumre også fremgår. Denne kunne hænge i klubhuset samt tilsendes medlemmer pr. mail fx en gang pr. halv år.

Er der stemning for dette?

Listen offentliggøres ikke. Det er frivilligt om man vil med på listen. Dette koordinerer medlemmerne selv. Heidi er tovholder.

6. Valg af formand (i lige år eller efter behov)

Carsten Bruhn vælges som formand

7. Valg af kasserer (ulige år eller efter behov)

Susanne Rovsing olsen genvalgt

8. Valg af næstformand, sekretær og 1 suppleant.

Kenneth Ellingsen

Peter Rahbek

Rene Hansen

Frederik Olsen

9. Valg af revisor for kommende regnskabsår.

Andreas Schilling

10.        Eventuelt.

Der informeres om, at der er støjmåling på banen den 20/11-2011, nærmere info følger på mail.

 

Bilag 1

Generalforsamling i Vestsjællands Microcross klub – Høng.

Formandens beretning

Efter en lang og hård vinter startede sæsonen 2011.  Banen var igennem vinteren bundfrossen og dækket af sne og ikke forsvarlig   at benytte og derfor holdt vi vinterlukket.  Motocross folket kan igen se tilbage på en vinter, hvor sportsgrenen af vejrmæssig årsager nærmest går på stand-by. Vi må krydse fingre for at den forestående vinter bliver mere mild for os.

Allerede inden at vi åbnede  for træningen, var vi startet på opgaverne der skulle udføres i forbindelse med klubbens løbsafvikling.

Vi havde prioriteret en opdatering af vores ryttergårdsfaciliteter, da ønsket  var at vi kunne rumme deltagerne til vores DM afdeling. Efter aftale med Kalundborg Kommune fik vi tilladelse til at fælde nogle træer, der kunne øge anvendelse af vores areal. Derefter forestod arbejdet med at fjerne grenene og grave rødderne op og derefter jævne hullerne.

Efterfølgende var der et par forældre der startede med at opsætte det nye hegn, nedgravning af kabler, ny strøm til vores nye tællerskur. Resultatet er deres anstrengelser kunne vi høste frugten af ved afviklingen af DM - 3. afd. /Kids-Cup.

Det var utroligt positivt for undertegnede at se at de tog opgaven til sig på denne måde og håber at det kan være inspiration til andre forældre. Gruppen forestod selv arbejdet med indkøb af materialer og aftalte indbyrdes hvilke dage de ville udføre arbejdet på. Godt gået.

I sæsonen 2011 har vi yderligere investeret en stor del af klubbens beholdning i udbedring af gamle skader på klubhuset.

Alle vores glas i vinduerne er blevet udskiftet til energiglas, da flere af dem var punkteret eller ødelagt efter indbrud. Vores dør har ligeledes fået nyt glas og fyldning i stedet for den plade der var lavet som en lappeløsning efter et indbrud.

Reparation af taget på vores klubhus, dette trængte da det havde regnet ned igennem de sidste sæsoner, men det havde ikke været økonomisk muligt at udbedre skaderne. I denne sæson har vi fået udbedret skaderne på vores klubhus med nyt tagpap og kantlister på klubhuset, nye Eternitplader på rummet bag køkkenet.

Nyt tagpap og kantlister på toilet og det nye tællerhus, så klubbens bygning kan modstå vejr og vind de næste år frem.

Ligeledes er loftet i klubhuset blevet efterisoleret og et nyt træprofil loft er blevet sat op. Derefter er vores indkøbte varmepumpe blevet installeret. Det er ønsket at vi fremadrettet kan have varme på vores klubhus, da vi sidste vinter havde nogle dyre frostskader der skulle udbedres efter vinteren.

Alt i alt har vi forbedret klubbens ”grønne” profil med efterisolering, nye energivinduer og en elbesparende varmepumpe, selvom vi stadig vil bruge af de fossile brændstoffer på banen.

Ved generalforsamlingen 2010 havde bestyrelsen et  forslag til løbsafvikling i 2011. Forældrene blev hørt  omkring deres ønsker til løbsafvikling i 2011, samt antal og placering af disse i løbet af året. Der var bred opbakning til bestyrelsen forslag om ansøgning om afvikling af en afdeling af DM og Kids-Cup som et weekend løb i forbindelse med en helligdag i løbet af foråret.

Klubben fik derefter deres løbsønsker opfyldt med afholdelsen af 3. afdeling af Micro-DM lørdag og Kids-Cup 3. afd. Søndag i pinsen d. 11/12.06.2011.

Igen i denne sæson slog vi rekord i deltagerantal til løb.

Ved DM. 3. afd. var der forhåndstilmeldt 76 kørere via DMU-online og på dagen kom der yderligere 2 efteranmeldelser, alt i alt kom vi op på 78 deltagere til vores afvikling hvilket er ny rekord.

Allerede Fredag begyndte folk at indkvartere sig på Møllegårdsbanen og Lørdag morgen var hele ryttergården og det lejede areal fra Landbrugsskolen tæt pakket og vi udnyttede alle de m² vi havde til rådighed.

Ugen op til løbet var fyldt af opgaver der skulle færdiggøres og vi havde en stor udfordring med at få en aftale i hus med en tidstager, da vi ikke selv råder over et transponder anlæg og ikke har uddannede personer til at passe det. 

Alle klubber på sjælland og kontaktpersoner i DMU blev der sendt et nødråb ud til, da alternativet var at vi måtte aflyse hele weekenden og alle vores anstrengelser ville falde til jorden.

Det lykkedes Onsdagen før løbet at få en aftale i hus med Jes og Bjørn fra Vordingborg Motocross klub, de var vores redningsmænd i sidste øjeblik. De passede tidstager opgaven begge dage og overnattede på banen fra Lørdag til Søndag. En stor tak herfra til Jes og Bjørn for deres hjælp.

Fredag aften før løbet fik vi klaret de sidste opgaver og trådene blev samlet inden vi gik i seng.

Afvikling af DM-3.afd og Kids-Cup 3.afd. gik utroligt godt med en flot aktiv indsats af forældrene og i flere tilfælde var bedste-forældre og så hentet ind for at hjælpe os.

Igen i 2011 har vi fået hjælp til løbsafvikling af Marinehjemmeværnet i Kalundborg HVF-251, som samaritter og flagposter.

Lørdag aften havde vi arrangeret fælles spisning. Det var muligt at tilmelde sig til en lækker grillbuffet fra Kolberg  Kød, sammen med morgenbuffet Søndag morgen med friskbagt morgenbrød . Lørdag eftermiddag/aften havde vi lavet en aftale, der gjorde det muligt for deltagere og forældre at tage et bad i Høng hallen efter en dag på banen.

Alt i alt en vellykket  løbsweekend, hvor alt forløb planmæssigt og alle opgaver blev løst i fællesskab. Tak for jeres indsats.

Økonomisk set tjente klubben dog desværre ikke de store summer på afviklingen af vores arrangement, da der er forbundet en del udgifter ved et så stort arrangement herunder, leje 2 toiletvogne, tømning af opsamlingstank til toiletterne Fredag inden løbet, Lørdag og Søndag var vi nødsaget til at tilkalde en slamsuger ud, da tanke var fyldte og igen Mandag efter løbet.

Fremadrettet kan vi blive nødt til at øge priserne i kiosken og priserne ved en evt. fællesspisning, da det ikke giver overskud for at holde priserne nede for deltagerne.

Det er stadigt utroligt vigtigt for klubben at afvikle løb, da det er en af vores vigtigste indtægtskilder. Alternativt skal jeres egenbetaling stige, men sporten er i forvejen budgetmæssigt i den tunge ende.

Derfor bør løbsafvikling stadig have en fast plads i klubbens kalender, da træningerne op til løb giver et pænt overskud. Det kræver en stor indsats fra forældrene men er nødvendigt for klubben. I sidste ende kommer det jeres eget barn/børn til gode.

Efter vores weekendløb var næste punkt i kalenderen vores deltagelse ved landbrugsskolens åbent hus, vi benyttede lejligheden til at uddele ”flyers” med vores åbent hus arrangement der blev afviklet den følgende Søndag.

Martin afviklede arrangementet og sørgede for maskiner til dagen. Der var et pænt fremmøde på dagen og flere børn fik prøvet kræfter med motocross. Det har efterfølgende resulteret  i et par nye medlemmer. Åbent hus arrangementet forløb rigtigt fint og det er en mulighed for at kunne tilbyde en prøvetur, som vi ellers ikke er i stand til, da klubben ikke ejer en prøvemaskine.

I løbet af sæsonen har klubben arrangeret træning med ”Niller” som trænede børnene, desværre var banen meget fedtet og næste umulig for de mindste at køre på. Vi har ligeledes afholdt træning med Frederik Olsen, denne dag var vejret med os og børnene fik en god træningsdag. Tak til Brian for indsats.

Igen i 2011 er det Henning ”Gl. Smølf” der har hjulpet os med mediedækning af vores arrangementer, med flotte helsides artikler i lokalaviserne og farverige artikler i Motorbladet.  En stor tak herfra til Henning ”Gl.Smølf”.

I 2011 har vi pr. tradition afholdt 4 afdelinger af klubmesterskabet og der har været 28 medlemmer til start. Alle har kæmpet flot om placeringerne og prøvet kræfter med cross-løb. Efter generalforsamlingen overrækkes pokalerne til kørerne for årets indsats.

På bane og område er der blevet afviklet arbejdsdage i 2011, lørdagen før klubmesterskabsafdelingerne. Der er blevet ydet en god arbejdsindsats og resultaterne kan ses efter hver arbejdsdag. Særligt i efteråret har der været et flot fremmøde. Som klub må vi indse, at det ikke er muligt at løse alle de opgaverne vi ønsker. Vi må prioritere iblandt opgaverne og der er stadig mange opgaver foran os, ønskeliste er lang og det kan vi se frem til i næste sæson.

På nuværende tidspunkt har klubben 2 uafsluttede miljøsager.

Kalundborg Kommune er ansøgt om ny miljøtilladelse i stedet for vores nuværende zonetilladelse der er udstedt af Vestsjælland Amtkommune i 1989. Efter kommune sammenlægningen og nedlæggelsen af amter, skal tilladelsen derefter gives af kommunen.  Ansøgningen er indsendt til Kalundborg Kommune d. 21.01.2010  og efter miljøtilsynet på vores bane og område, har klubben taget kontakt til Dansk Akustisk Rådgivning v. Gustav Bruun.

Gustav Bruun skal foretage en støjmåling og derefter lave en støjberegning for klubben, før at vi kan få en ny godkendelse i hus. Nærmere info følger.

Kalundborg Kommunes repræsentant havde ingen kommentar at bemærke til miljøtilsynet og kunne oplyse at der ikke er indgivet klager til kommunen angående vores aktiviteter på banen.

Dernæst er tilladelsen til oprensning søen kommet i hus, efter den har været i høring.  Arbejdet er udført og derefter skal opgaven færdigmeldes til kommunen.

Efter 3 sæsoner som Formand for Vestsjællands Microcross klub, vælger Jeg at træde til side og lade nye kræfter tage over, da mine yngste børn har andre fritids interesser. Det har været sjovt og lærerigt at være med og  hele familien kan se tilbage på nogle gode år med microcross. Min familie og Jeg ønsker Jer alle og klubben held og lykke fremover. Tak for lån.

Alt i alt har klubben gennemgået  en positiv udvikling i sæsonen 2011 og Jeg vil gerne takke jer alle for Jeres indsats.

Uden en aktiv forældreindsats kan vores klub ikke overleve.

Tak for sæsonen 2011.

13.11.2011 - Morten Johansen.

 

 

 

Referat for ordinær generalforsamling i

Vestsjællands Microcross klub – Høng.

Søndag d. 31.10.2010 kl. 10.00.

 

1. Valg af dirigent, referent og stemmetæller.

Dirigent: Jan Sørensen, Referant: Susanne Olsen og stemmetæller: Tommy Jensen

 

2. Formandens beretning for det forløbne år.

Se bilag 1

 

3. Forelæggelse af den revisor godkendte årsrapport til godkendelse.

Regnskab godkendt

Regnskab 2010

·         Vi gik ind i budgetåret med knap 20.000,- på kontoen og på nuværende tidspunkt har vi omkring 30.000,- på kontoen.

·         Vi har et par uafsluttede ting – tilskud og klubfest

·         Vores store indtægtskilde er løb, kontingent, tilskud samt træning og kiosk

o   Løb ca. 6-10.000,- pr. løb

o   Kontingent Ca. 20.000,- (træningskort 7000,-)

o   Tilskud ca. 27.000,-

o   Træning og kiosk ca. 20.000,-

·         Flot med vores store overskud ved løb, taget i betragtning af at vi er nødsaget til at leje tidstager flagfolk med mere.

·         Store investeringer i år er startbom og traktor

·         Mindre investeringer frituregryde, microovn, nye flag

Klubben har opnået en rigtig god og sund økonomi, hvor der er plads til investeringer/forbedringer. Vi har alle et fælles ansvar her for at opretholde økonomien i klubben. Arbejdsdage, samt hjælp til løb er alt sammen med til at gøre en forskel.

 

4.    Bestyrelsens forslag til budget for kommende sæson.

Uændret budget

 

5.    Fastsættelse af det kommende regnskabsårs kontigenter, træningsgebyr, gebyr for manglende fremmøde ved arbejdsdag, samt rykkergebyr.

Uændret kontingent, træningsgebyr samt gebyr for manglende afholdelse af arbejdsdage.

Kontingent: 650 kr årligt (søskenderabat, ½ pris for evt. søskende)

Træningsgebyr:  20 kr. for medlemmer, 75 kr. for udensby kørere  
Det er muligt at købe et træningskort gældende hele året.
Prisen på det er : 400,- for klubbens medlemmer og 600,- for udenbys kørere.

Alle medlemmer skal være repræsenteret 3 arbejdsdage og der faktureres med 250,- pr. ikke afholdt dag (er der flere licensindehavere i familien er det fortsat kun 3 arbejdsdage ialt, der forventes afholdt)

 

 

6.    Indkomne forslag.

Forslag om ændring af vedtægter, ændringen vedtages, se bilag 2

7.    Valg af formand (i lige år eller efter behov) Morten modtager genvalg.

Morten er valgt

8.    Valg af næstformand, sekretær og  1 suppleant.

Martin modtager genvalg. Sekretær og suppleant ledig.

Mette Bjerrum, Jan Sørensen og Martin Henriksen er valgt til den kommende bestyrelse

9.    Valg af revisor for kommende regnskabsår.

Brian Jakobsen er genvalgt.

10. Eventuelt.

-       Der drøftes om der kunne være fælles interesse for at afholde et weekendløb, evt. i påske eller pinse, sådan at der afholdes en afd. Af DM lørdag og en afd. af KidsCup  om søndagen. Dette er stemningen for, og man foretrækker, hvis det kan lade sig gøre i pinsen.

-       Bestyrelsen opfordrer til tilbagemeldinger fra nye medlemmer: Hvordan var det at starte op? Følte I jer velkommen? Fik I svar på jeres spørgsmål? Osv. Dette giver os mulighed for hele tiden at forbedre os og holde fast i det gode.

-       Der opfordres fra bestyrelsens side til at alle husker god tone ude i klubberne og på banerne. Husk på at vi skal fungere som det gode eksempel for børnene.

 

Bilag 1

Generalforsamling i Vestsjællands Microcross klub – Høng.

Søndag d. 31.10.2010 kl.9.30 i klubhuset på Møllegårdsbanen.

 

Sæsonen 2010 startede først efter en lang og hård vinter. Banen var bundfrossen og ikke forsvarlig  at benytte og derfor holdt vi vinterlukket. Alligevel var der sidst på vinteren en solstråle der skinnede på vores klub og varslede at der var forår på vej.

 Den 7. marts 2010 på Danmarks Motor Unions(DMU) repræsentantskabsmøde blev klubben udnævnt som ”årets danske Motocross klub 2010”.

Martin deltog i denne weekend i repræsentantskabsmødet og modtog på vegne af klubben den flotte hædersbevisning. Baggrunden for vores indstilling var vores store fremgang over hele linien i sæsonen 2009. VM-Høng var oppe imod store veletablerede klubber, hvor man kan tilbyde hele paletten fra de mindste Micro kørere til Oldboys kørere, men vi løb med prisen.

I de næste måneder var klubben derefter repræsenteret i lokalaviser, som strakte sig fra Holbæk i nord til Korsør i syd. Igennem de mange artikler blev flere opmærksomme på vores eksistens og sikrede os en positiv medlemstilgang.

 Lørdag d. 24 april var klubben og dens medlemmer igen i mediernes søgelys, denne gang var det et indslag om klubben i TV2 Øst, omhandlende vores hædersbevisning og børn der kører Microcross.  Igen i 2010 er det Henning ”Gl. Smølf” der har hjulpet os med mediedækning af vores arrangementer, med flotte helsides artikler i lokalaviserne og farverige løbsartikler i Motorbladet. Han har været medvirkende til at gøre os kendte i hele Vestsjælland. En stor tak herfra til Henning ”Gl. Smølf”.

 

Igen i 2010 har klubben været en af de aktive klubber på Sjælland, som har afholdt mange løb. Herunder var klubben vært ved 3 & 4 afd. Af  Sjællands mesterskabet. Løbet forløb rigtigt godt på vores ændrede bane med blank banesynsattest.

Klubben havde lagt op til et brag af en Micro weekend  á la vores 20 års jubilæumsløb i 2009. Med pokalløb Lørdag, fælles spisning Lørdag aften, Søndag skulle starte med fælles morgenbord i klubhuset, derefter skulle der afvikles holdløb i samtlige klasser. I 2009 da vi afviklede vores 20 års Jubilæumsløb var alle deltagerne meget begejstret for vores koncept og der var opbakning hele vejen rundt til et lignende arrangement i 2010. MIS Recycling  A/S meldte sig som løbssponsor til dette arrangement. Løbet blev derefter døbt MIS Recycling pokal & holdløb som skulle afvikles 19 & 20 Juni 2010.  Desværre måtte vi aflyse vores planlagte holdløb, fællesspisning aften og morgen, da tilmeldingerne udeblev. Vi afviklede i stedet som planlagt pokalløbet om lørdagen, hvor der var indkøbt store flotte pokaler til de tilmeldte af vores løbssponsor. Lørdag aften valgte en del af os at spise sammen i klubhuset, da vi på forhånd havde valgt at afsætte denne weekend til løb. Vi hyggede os sammen både børn og voksne på en mere afslappet måde, end når vi er til løb og har en masse gøremål. Børnene hyggede sig ligeså og produktet af deres aften blev til en hule i skoven med egen bålplads. Alt i alt blev det til en god weekend som styrkede forældrenes og børnenes sammenhold.

En stor tak til MIS Recycling A/S som løbssponsor.

Den 15. august var klubben vært  ved Kids-Cup Øst. Deltager antallet til dette løb var helt oppe på 63 forhånds tilmeldte deltagere via DMU-online. Dette er det højeste deltager antal de sidste 4 år. Løbet gav os en del grå hår, da der ikke var klare aftaler omkring pokaler til de deltagende, samt om klubben afviklede den afsluttende afdeling. Vi forsøgte at skaffe os informationer , men det var svært at få et klart svar.

Løbet blev afviklet og spørgsmålene løste sig på dagen. Vejret i ugen op til løbet gjorde desværre at et par stykker valgte at melde afbud til dagen.

Det er stadigt utroligt vigtigt for klubben at afvikle løb, da det er en af vores vigtigste indtægtskilder, samtidigt er det muligt at lave et pænt overskud på afviklingen af løbet og på salget i kiosken. Det kræver en stor indsats fra forældrene men er nødvendigt for vores klub. I sidste ende kommer det jeres eget barn/børn til gode.

En stor tak herfra til Mark tidstager fra vores naboklub SMCK og HVF 251 som hjælper os med Samarit vagt og flagpost. Uden deres hjælp er vi ikke i stand til at afvikle løb.

 

 

I denne sæson er der sket  store ændringer på banen:

Lavet ny langside, monteret ny startbom, banens op- nedkørsler og banens hældning er der arbejdet på i flere omgange. Samtidig er bane og område blevet vedligeholdt.

Desværre har klubben i denne sæson modtaget en miljøsag som omhandler vores sø ved banen. I dette efterår skal vi have afsluttet denne sag med forældrenes hjælp. Jeg håber på god forældre opbakning til dette, selvom man har afviklet sine påkrævede arbejdsdage.  I starten af denne sæson gav arbejdsdagene anledning til spørgsmål og bekymring, men det har vist sig at stort set alle har nået at afvikle deres dage uden besvær. Men som klub må vi indse, at det ikke er muligt at løse alle de opgaverne vi ønsker. Vi må prioritere iblandt opgaverne og der er stadig mange opgaver foran os, ønskeliste er lang og det kan vi se frem til i næste sæson.

I 2010 har vi pr. tradition afholdt 4 afdelinger af klubmesterskabet og der har været 24 medlemmer til start. Alle har kæmpet flot om placeringerne og især ved sidste afdeling kunne Jeg se den udvikling vores kørere har været igennem denne sæson. Ved klubfesten overrækkes pokalerne til kørerne for årets indsats.

Klubben blev i denne sæson sammenlagt nr. 3 i Kids-Cup øst og den flotte pokal kan ses i klubhuset. Et stort tillykke til børnene. Igen i Kids-Cup regi blev datoen for sidste og afgørende afdeling af Kids-Cup meldt sent ud og flere var forhindret i at deltage i sidste afd.

I 2010 kan vi glæde os over at der virkelig er kommet positive tal i vores økonomi.

Vi er kommet fri af flere års økonomisk efterslæb og kan glæde os over at vi har fået en ny traktor til banen og en ny startbom. Begge dele var til sidst helt nedslidt og vi måtte prioritere at investere på disse områder, for at kunne vedligeholde vores bane og være i stand til at afvikle løb fremadrettet.

I bestyrelsens har vi til denne sæson fået sat mange af vores opgaverne i system og vi høster frugten af vores arbejde nu. Det er derfor vigtigt at vi løbene har en udskiftning af vores bestyrelse, så det er muligt for nye bestyrelsesmedlemmer at blive sat ind i sagerne i løbet af året, i stedet for at stå med udfordringerne uden en livline ved sin side. Dette er en opfordring til at I melder jer ved valget. 

Endvidere havde bestyrelsen indstillet undertegnede som kandidat til ”årets leder i Kalundborg Kommune”.  Jeg blev bedt om at møde i Svebølle hallen onsdag d. 1 september til foreningsaften ”vedrørende tilskudsansøgning” uden at være klar over at de havde kuppet mig. Jeg blev udnævnt som ”årets leder I Kalundborg Kommune” Tak for Jeres indstilling, det giver ny energi fremadrettet.

Alt i alt har klubben gennemgået  en positiv udvikling i sæsonen 2010 og Jeg vil gerne takke jer alle for Jeres indsats.

Uden en aktiv forældreindsats kan vores klub ikke overleve.

Tak for sæsonen 2010.

30.10.2010

Morten Johansen.

 

 

Bilag 2

Vedtægter for Vestsjællands Microcross klub.

 

 

§ 1. Navn og hjemsted .

 

Foreningen er stiftet d. 13.06.1989  med navnet Vestsjællands Minicross klub.

Foreningens hjemsted er Møllegårdsbanen, Strandvej 27 A, 4270 Høng, som er beliggende i Kalundborg Kommune

 

Foreningen er tilsluttet Danmarks Motor Union(DMU) under Danmarks Idræts-Forbund(DIF) og er underlagt disses love og bestemmelser.

 

Efter optagelsen i DMU er navnet på foreningen ændret til Vestsjællands Microcross klub, da foreningen er for medlemmer mellem 3 og 10 år, som er placeret i Microcross sektionen under DMU.

 

§ 2. Formål.

 

Foreningens formål er at fremme Microcross sporten og med udgangspunkt i fællesskabet og det sociale liv i klubben at udbrede kendskabet til sporten. Endvidere skal klubben varetage Microcross kørernes interesse indenfor denne sportsgren.

 

§ 3. Medlemskab.

 

Som aktivt medlem kan optages enhver der er fyldt 3 år til 10 år. Ligeledes kan kun børn imellem 3 og 10 år få adgang til at køre på foreningens bane.

Klubben er opstået og drives udelukkende på forældreinitiativ. Det er et krav for optagelse i klubben, at medlemmernes forældre aktivt deltager i klubbens drift samt vedligeholdelse af klubbens aktiver. Alt klubaktivitet for medlemmer og pårørende sker på eget ansvar. Klubben og dens bestyrelse således ikke drages til ansvar for uheld i forbindelse med udøvelsen af klubaktiviteter. Medlemmerne er forpligtet til at overholde foreningens vedtægter og reglement. Optagelse af passive medlemmer kan ske uanset alder. Passive medlemmer har ikke stemmeret på klubbens generalforsamling og kan ikke opstilles til bestyrelsesposter. Passive medlemmer har ikke adgang til at køre på banen.

Kontingentprisen for passive medlemmer fastsættes på generalforsamlingen.

 

§ 4. Indmeldelse.

 

Indmeldelse skal ske skriftligt via indmeldelsesblanket til klubbens kasserer.

Indmeldelsesblanketten udfyldes og underskrives af forældre eller værge.

Ved indmeldelsen indplaceres forældre i et af klubbens arbejdsudvalg, efter ønske fra forældre og dernæst efter klubbens behov for hjælp i et udvalg.

 

§ 5. Udmeldelse.

 

Udmeldelse skal ske skriftligt til klubbens kasserer med en måneds varsel til udgangen af en kontingentperiode. Kontigentperioden følger opkrævningen  for kørerlicens fra DMU.

1 Februar til 31 Januar. Ved udmeldelse skal medlemmets økonomiske mellemværender med klubben afvikles. Der tilbagebetales ikke indbetalte kontigenter ved opsigelse af medlemskab.

 

§ 6. Kontingent.

 

Kontigentet fastsættes på den årlige ordinære generalforsamling og er gældende for det efterfølgende regnskabsår. Kontigentet opkræves i Januar måned. Med sidste betalingsdato d. 31.01.20**

Kontigentet overføres til klubbens konto, påført medlemmets licensnummer og navn.

Efterfølgende søskende får 50 % søskenderabat.

 

§ 7. Restance.

 

Kontigentet skal være betalt rettidigt. Hvis dette ikke overholdes udsendes der 2 rykkere med en måneds mellemrum. Der pålægges et rykkergebyr på 50 dkr. Pr. gang.

Medlem med kontingentrestance har ikke adgang til at benytte klubbens bane.

Manglende kontingent indbetaling er eksklusions grund. Når et medlem er i kontigentrestance udover 20 dage efter 2. rykker er afsendt bliver medlemmet slettet fra medlemslisten.

Medlemmer der er i kontigentrestance kan optages i klubben igen, når vedkommende har afviklet sin gæld til klubben.

 

§ 8. Eksklusion.

 

Klubbens bestyrelse kan, såfremt et medlem handler til skade for klubben eller vedkommende ikke opfylder sine medlemsforpligtigelser, ekskludere et medlem af klubben. Bestyrelsens beslutning herom kræver dog at 2/3 af bestyrelsens medlemmer har stemt for eksklusion af medlemmet.

Vedkommende skal, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse, have haft lejlighed til at fremføre sit forsvar overfor bestyrelsen og kan kræve at sagen afgøres på førstkommende generalforsamling, og at sagen sættes på dagsordenen som et særligt punkt. Ved indankning af eksklusionen forsætter medlemskabet frem til generalforsamlingen har taget en afgørelse. Medlemmet som eksklusionen drejer sig om, har adgang til generalforsamlingen og ret til at forsvare sig. Spørgsmålet om eksklusion behandles som et særskilt punkt på dagsordnen.

Generalforsamlingens beslutning om eksklusion kræver 2/3 af stemmerne for eksklusion.

Et tidligere medlem, der er ekskluderet i henhold til en generalforsamlings beslutning, kan kun optages ved en ny generalforsamlings beslutning. Her kræves 2/3 af medlemmerne stemmer for optagelse af det ekskluderede medlem.

Ved eksklusion ydes der ikke refusion for indbetalt kontingent.

 

§ 9. Ordinær generalforsamling.

 

Generalforsamlingen er klubbens øverste myndighed. Ordinær generalforsamling skal afholdes en gang årligt inden udgang af November måned og indkaldes med mindst 28 dages  varsel.

Indkaldelsen til generalforsamlingen sker via mail til klubbens medlemmer, på klubbens hjemmeside og ved opslag i klubhuset.

Forslag, som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamlingen, skal være indsendt skrifteligt til Formanden, senest 14 dage før afholdelsen af den ordinære generalforsamling.

 

Dagsorden inkl. samtlige forslag bekendtgøres for alle medlemmer senest 8 dage før generalforsamlingen afholdes. Denne bekendtgørelse vil være opslået i klubhuset og på klubbens hjemmeside.

For at sikre klubbens formål, betragtes kun medlemmer mellem 3 og 10 år som stemmeberettigede gennem forældre/værge. Det forudsættes at medlemmet ikke er i kontigentrestance. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde. Et medlem kan max medbringe 1 skriftelige fuldmagt til brug ved afstemning.

En rettidig indvarslet generalforsamling er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal. Ved afstemning gives 1 stemme pr. stemmeberetttigede medlem. Generalforsamlingen træffer beslutning ved simpelt flertal.

 

§ 10. Dagsorden.

 

Dagsordnen for ordinær generalforsamling i Vestsjællands Microcross klub – Høng skal mindst indeholde følgende punkter:

 

1. Valg af dirigent, referent og stemmetæller.
2. Formandens beretning for det forløbne år.
3. Forelæggelse af den revisor godkendte årsrapport til godkendelse.

4.             Bestyrelsens forslag til budget for kommende sæson.

5.   Fastsættelse af det kommende regnskabsårs kontigenter, træningsgebyr, gebyr for manglende fremmøde ved arbejdsdag, samt rykkergebyr.

6.   Indkomne forslag.

7.   Valg af formand (i lige år eller efter behov)

8.   Valg af kasserer (ulige år eller efter behov)

9.   Valg af næstformand, sekretær og  1 suppleant.

10.Valg af revisor for kommende regnskabsår.

11.Eventuelt.

 

§ 11. Generalforsamlingens ledelse.

 

Generalforsamligen ledes af en dirigent, der ikke må være medlem af bestyrelsen.

Beslutningerne træffes ved almindeligt flertal, ved stemmelighed foretages en ny afstemning. 

Dog kræver vedtægtsændringer og beslutninger om klubbens opløsning et 2/3 flertal jf. §17 og §  18.

Dirigenten bestemmer afstemningsmåden og kan efter ønske, såfremt 5 medlemmer ønsker det foregå skrifteligt.

Alle afstemninger om eksklusion skal være skrifteligt.

Generalforsamlingens beslutninger indføres i et referat som godkendes og underskrives af dirigenten ved generalforsamlingens afslutning.

 

§ 12. Ekstraordinær generalforsamling.

 

Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes når mindst halvdelen af klubbens medlemmer fremsætter skrifteligt ønske herom. Den ekstraordinære generalforsamling skal være afholdes senest 28 dage efter begæringens modtagelse. Der gælder de samme krav til indkaldelse, mødets ledelse, afstemning med med mere som for den ordinære generalforsamling.

 

§ 13. Bestyrelsen.

 

Bestyrelsen er klubbens daglige ledelse og repræsenterer klubben i alle forhold.

Vestsjællands Microcross klub bestyrelse består af Formand, kasserer, Næstformand, Sekretær og 1 suppleant.

Genvalg kan finde sted .

Medlemskab af bestyrelsen af ophører automatisk ved barnets udmeldelse af klubben.

 

Formand er på valg i lige år og kasserer i ulige år.

 

Foruden formand og kasserer, som på generalforsamlingen er valgt med titel, konstituerer bestyrelsen sig med Næstformand, sekretær og 1 suppleant, senest 28 dage efter generalforsamlingens afholdelse.

 

Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.

 

Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig når mindst 3 medlemmer af bestyrelsen er til stede, hvoraf Formanden eller Næstformanden skal være til stede. Bestyrelsen beslutninger træffes ved flertal. I tilfælde af stemmelighed er Formandens (eller i dennes fravær) Næstformandens  stemme afgørende.

 

Såfremt at Formand eller Kasserer aftræder i utide, vælges blandt den øvrige bestyrelse en ny

Formand/Kasserer. Vedkommende besidder posten frem til næste generalforsamling, hvor der vælges et nyt medlem til den pågældende post for den resterende periode, således at rytmen  med udskiftning af bestyrelsesmedlemmer i lige og ulige år genetableres.

 

Hvis et bestyrelsesmedlem aftræder i utide eller overtager en anden bestyrelsespost, overtager Suppleanten det aftrædende bestyrelsesmedlems post og fortsætter dennes valgperiode ud.

 

§ 14. Regnskab.

 

Klubbens regnskabsår er fra d. 1. November til d.31 Oktober

Kassereren skal inden d.31 Oktober afgive regnskabsmæssig årsrapport for det foregående regnskabsår og status pr. d.31 Okrober til Revisoren.

 

Det af bestyrelsen og revisoren underskrevne årsrapport forelægges medlemmerne til den ordinære generalforsamling i November måned.

Regnskabet skal kunne gennemses ved opslag i klubhuset 8 dage før den ordinære generalforsamling i November.

 

§ 15. Revision.

 

På den ordinære generalforsamling vælges der for et år ad gangen en Revisor.

Revisoren skal hvert år i 1. Og 3. kvartal gennemse den samlede årsrapport og påse at beholdningerne er tilstede.

Revisionsformen er almindelig regnskabsmæssig revision, hvor det kontrolleres, at bilagene er rigtig udregnede, at bilag og bogføring er i overensstemmelse med hinanden, og at beholdninger og værdier er til stede.

Årsrapporten forsynes med datoerne hvor regnskabet er gennemgået, samt underskrift af Revisoren.

Revisoren skal til enhver tid have adgang til at efterse regnskab og beholdninger.

 

 

§ 16. Tegning og hæftelse.

 

Foreningen tegnes af formanden. Økonomiske dispositioner over 5000 dkr. Skal besluttes på et bestyrelsesmøde, hvor beslutningen er ført til referat. Køb, salg eller pantsætning af fast ejendom skal godkendes på generalforsamlingen. I tilfælde af låneoptagning skal dette forelægges og godkendes af generalforsamlingen. Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtigelser som påhviler foreningen.

 

§ 17. Vedtægtsændringer.

 

Ændring af vedtægterne kan ske på enhver lovlig indkaldt generalforsamling, når mindst 2/3 af de fremmødte afgivne stemmer er for foreslaget.

 

§ 18. Klubbens opløsning.

 

Beslutning om opløsningen af Vestsjællands Microcross klub – Høng, kræver at der afholdes en ekstraordinær generalforsamling, og der på denne ekstraordinærgeneralforsamling deltager mindst 2/3 af klubbens stemmeberettigede medlemmer. For at forslaget kan vedtages, kræves det at mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. Opnås et sådant flertal på en generalforsamling der ikke er beslutningsdygtig, indkaldes der til en ny generalforsamling, hvor beslutningen kan træffes  med ovennævnte stemmeflertal, uanset hvilket antal stemmeberettigede medlemmer der er til stede. I et sådanne tilfælde tilfalder klubbens formue DMU til microrelateret ungdomsarbejde, minus det beløb der skal bruges til reetablering af baneområde og til at aflevere området tilbage til ejeren i samme stand som man har overtaget det.

 

§ 19. Kørslesopdeling ved træning, træningslederens ansvar  .

 

Der har været nogle henvendelser fra børn og forældre, som er lidt utrygge ved at børn på

2-hjulede crossere kører sammen med Quad (4 hjulet).

Quad kørerne må køre med de 2-hjulede, hvis der er under 3 to-hjulede, (dog ikke begyndere) og under 3 Quadere, når dette ikke længere er opfyldt skal Quad-erne have egen køretid. Det er træningslederen der har det overordnede ansvar for opdeling af træningstiden.

 

§ 20. Klubmesterskab og arbejdsdage.

 

Efter oprykning fra klassetrin C til B, kan man køre klubmesterskabet færdigt året ud i klassetrin C eller rykke op i klassetrin B efter eget ønske, men kan kun deltage og præmieres i en klasse.

I forbindelse med afviklingen af klubmesterskabet afholdes arbejdsdag på bane og område.

For at være startberettiget v. klubmesterskabet skal man være mødt op til min. 2 arbejdsdage i løbet af året.

 

Regler for afvikling af arbejdsdage i Vestsjællands Microcross klub – Høng

Formålet med dette regelsæt er at sikre, at ALLE klubbens licens- og indslusningsindehavere, hjælper med de praktiske opgaver, der knytter sig til det, at drive klubben og dertil hørende bane.
Således at det ikke kun er en "hård kerne" af medlemmer, der skal udføre arbejdet - DU skal også være med.
Når vi alle hjælper til og løfter i flok, bliver byrden meget mindre for den enkelte, og sammen kan vi skabe Danmarks bedste Microcross klub/bane.

Arbejdsreglerne gælder alle medlemmer i VM - Høng, der har indløst DMU-licens samt tegnet indslusningslicens. Gebyret for manglende fremmøde på arbejdsdage fastsættes på den ordinære generalforsamling under punkt 5. Pengene vil blive brugt på at tilbyde de fremmødte bedre forhold, herunder mad og drikke. Det er ikke hensigten at de fremmødte skal have udgifter ud af at deltage ved en arbejdsdag til fordel for klubben.

Som medlem i klubben er du forpligtet til at deltage i mindst 2 arbejdsdage/opgaver à ca. 5-6 timer på bane og område,for at være start berettiget ved klubmesterskabets afdelinger, samt deltage ved afviklingen af et officielt DMU løb á ca. 5-6 arbejdstimer i løbet af løbssæsonen. Alternativt kan der træffes aftaler med udvalgsformændene omkring løsning af opgaver til gavn for klubben, som værende gældende for en arbejdsdag
Uanset hvor mange medlemmer der findes i husstanden skal der afvikles 3 dage i alt.
Medlemmets ansvarlige voksen er ansvarlig for, at arbejdet udføres til klubbens/bestyrelsens tilfredsstillelse.

Arbejdet består hovedsagligt i vedligeholdelse af klubhus og bane, men kan også være faste opgaver, som du kan tilmelde dig og gerne selv foreslår. (Flagpost til træning tæller ikke som arbejdstimer)

Der er mødepligt til de dage/opgaver, du har tilmeldt dig. Og det er af største vigtighed at du,  MØDER OP, og møder til tiden (ellers "lukker ventezonen")
Sørger for, at din tilstedeværelse registreres hos den ansvarlige fra start til slut
Respekterer beslutninger og viser hensyn til alle omkring dig.

Udfører dine opgaver effektivt og samvittighedsfuldt som en god kammerat.

Den ansvarlige for dagen noterer ved arbejdsdagens slutning, om du har levet tilfredsstillende op til dine forpligtelser for dagen.


Dette er forhåbentligt fuldstændigt overflødigt - men vi skriver det for at undgå misforståelser.
Hvis du ikke lever tilfredsstillende op til dine forpligtelser overfor klubben, skal du betale gebyret der er fastsat på generalforsamlingen, for hver manglende arbejdsdag (5-6 timer), før du kan forny dit DMU licens det efterfølgende år.
Danmarks Motor Union støtter op om disse regler, og nægtelse af licensudstedelse kan blive aktuelt, hvis licenskøreren er i kontingentrestance til klubben.

Hvis du på forhånd ved, at du ønsker at "frikøbe" dig for dine forpligtelser, ved at indbetale det fastsatte gebyr på klubbens konto, bedes du give besked til klubbens kasserer.
Det vil klubben vise positiv forståelse for - mest fordi du giver besked fra starten, og klubben dermed ved besked om, hvor mange arbejdstimer, der kan disponeres over.

For nye medlemmer, der indløser DMU- eller indslusningslicens efter den 1. august i et kalenderår, er forpligtet til at deltage i mindst 1 arbejdsdage/opgaver à ca. 5-6 timer, samt ved et officielt DMU(medmindre disse er afviklet)

Disse regler er lavet med gode ønsker og hensigter for alle parter. Reglerne vil løbende blive tilrettet af bestyrelsen, hvis der opstår uhensigtsmæssigheder.
Hvis du får en dårlig oplevelse på en af dine arbejdsdage, så meld tilbage til bestyrelsen.
Vi kan alle sammen forbedre os, og lære af vores egne og hinandens fejl.

 

§ 21. Alkoholpolitik.

 

VM - Høng lægger meget vægt på at forældre kan føle sig trygge ved at lade deres børn færdes i og omkring klubben.

VM - Høng ønsker på ingen måde at fremme brugen af alkohol i forbindelse med klubbens aktiviteter.

I forbindelse med forskellige sociale aktiviteter kan det accepteres at der nydes alkohol i begrænset omfang.

Personer der virker stærkt berusede kan bortvises fra klubben.

Voksne er børnenes forbillede og det er derfor vigtigt at gå foran med et godt eksempel.

Ligeledes lægger VM - Høng vægt på hvilke signaler vi som klub sender til omverdenen.

 

§ 22. Børneattester.

 

I 2005 vedtog Folketinget en lov med krav om at indhente børneattester i forbindelse med ansættelse af personale mv. For dansk idræt medfører det, at alle idrætsforeninger er forpligtet til at indhente børneattester på nyansatte trænere, ledere, instruktører mv., som er i direkte og vedvarende kontakt med børn under 15 år. Overholdes loven ikke, kan idrætsforeningen

straffes med bøde.

Indhenter foreningen en børneattest på en træner, instruktør, leder mv., som er negativ, betyder det, at man ikke har nogen domme vedrørende seksuelle krænkelser.

En positiv børneattest betyder derimod, at man er dømt for seksuelle krænkelser af børn og har overtrådt et eller flere punkter i straffeloven.

Foreningerne skal indhente børneattester hos Det Centrale Kriminalregister, som dog kun må udlevere dem, hvis træneren, instruktøren, lederen mv. giver sit samtykke. Hvis træneren, instruktøren, lederen m.v. modsætter sig, at foreningen indhenter en børneattest, må foreningen ikke ansætte ham /hende, ligesom han / hun ikke må virke i foreningen.

I Vestsjællands Microcross klub er der ikke tilknyttet en fast træner til børnene, men derimod er det forældrene der træner børnene, med enkelte undtagelser, hvor der er arrangeret træning med en træner som ikke har tilknytning klubben.

På baggrund af at der ikke er tilknyttet en træner til børnene, er det derfor blevet besluttet at, Formanden har ansvaret for at indhente børneattester på klubbens bestyrelse for at sikre sig at klubben lever op til loven og klubben er et trygt sted at opholde sig for børnene .

Formanden medbringer blanketter som udfyldes ved første bestyrelsesmøde, hvor bestyrelsen konstituerer sig. Klubben skal i førstkommende bestyrelses­referat konstatere, at bestyrelsens medlemmer med navns nævnelse er blevet tjekket i krimi­nalregisteret, og at der ikke var nogen belastende oplysninger, hvis dette er tilfældet .

Positive bør­neattester skal sendes til foreningens hovedor­ganisation som håndterer attesten på vegne af foreningen.

Vedtægterne er vedtaget på Vestsjællands Microcross klub – Høng,

generalforsamling den 31. Oktober 2010.

 

 

 

Bestyrelsesmøde i VM – Høng 2010.

Afholdt d. 9.9.2010 kl. 19.00 i Klubhuset

 

Til stede: Morten J., Carsten, Susanne

Referent: Susanne

 

 

1.       Klubmesterskab og arbejdsdage

Da den sidste afdeling af klubmesterskabet er faldet sammen med Hold DM aftales en ny dato, denne bliver søndag den 10/10-2010. Lørdagen før er der som sædvanlig arbejdsdag og denne bliver sidste chance for at afholde sin arbejdsdag. Umiddelbart herefter udsendes regninger for ikke afholdte arbejdsdage. Alle medlemmer skal være repræsenteret 3 dage og der faktureres med 250,- pr. ikke afholdt dag.

2.       Klubfest

Klubfesten afholdes Lørdag den 6. november kl. 17.00.

Maja (Joachims Mor) står for mad på dagen og prisen for arrangementet bliver 100,- for voksne og 50,- for børn. Der vil til festen blive overrakt pokaler for klubmesterskabet.

 

3.       ATV.

Fremover skal ATV-er i klubben max være 100 ccm – 2-takt eller tilsvarende 4-takt. Ved 2 kørere på ATV til træning skal de som udgangspunkt have egen træningstid.

 

4.       Træningsledere.

Der er en del af vores træningsledere, der rykker videre til større klubber næste år, så vi skal have uddannet nogen nye. Det er helt fundamentalt, at vi har træningsledere, da der ikke må trænes på banen, hvis ikke en sådan er til stede. I sidste instans kan vi være nødt til at skære ned i antallet af træningsdage.

Så bestyrelsen appellerer til at ALLE overvejer at få uddannelsen, som er et enkelt aftenkursus, som klubben betaler. MELD JER PÅ BANEN FOR JERES BØRNS SKYLD!!!!!!!!!!!!!!!

 

5.       Løb det kommende år.

I det kommende forventes det at vi ønsker et SM, derudover arbejdes der på et par andre muligheder.

 

6.       Generalforsamling

Det var en succes sidste år med et oprydnings/efterårsløb og dette løb lægges umiddelbart efter generalforsamlingen, som bliver søndag den 31/10-2010.

Vi starter dagen med fælles gratis morgenbord for hele familien kl. 9.30., herefter afholdes generalforsamlingen og til sidst oprydningsløbet, hvor alle klubmedlemmer kan stille op. Endnu en gang opfordres alle til at huske på klubben kører på frivillige forældrekræfter og der bliver flere pladser i bestyrelsen ledige, som skal besættes. At sidde i bestyrelsen kræver ikke 20 timers frivilligt arbejde om ugen og jo flere vi er, des nemmere er det at løfte opgaven. Der bliver afholdt 4-5 møder årligt, resten af kommunikationen foregår oftest pr. mail.

Meld jer til bestyrelsen, så vores gode klub kan fortsætte i samme spor.

 

7.       Evt.

Intet

Bestyrelsesmøde i VM – Høng 2010.

Afholdes d. 24.02.2010 kl 19.30 hos Martin

 

Til stede: Morten J., Carsten, Martin, Susanne

Referant: Susanne

 

 

1.       Økonomi & PR.

·         Der skal laves en separat side på hjemmesiden med sponsorer

·         Linkssiden skal udbygges, kom gerne med input

·         Der er oprettet nye mailadresser til formand og kasserer i klubben under hjemmesiden: formand@micro-cross.dk og kasserer@micro-cross.dk

·         P.T. har klubben 23 medlemmer

 

2.       Miljø & område.

Intet nyt

 

3.       Løb & træning.

·         Der er kommet forslag om fælles klubmesterskab med Hedeland og Køge. Det besluttes at klubmesterskabet skal være vores eget, bl.a. af hensyn til det sociale i vores egen klub og for at være sikre på at holde på vores nye medlemmer. Morten J. kommer med forslag til datoer på mail.

·         Vi afventer stadig svar omkring Kidscup, kommer der overhovedet et sådan i 2010??

·         Hjemmeværnet er booket til alle 4 løbsdage.

·         Det opfordres til, at man som forældre sætter løbsdagene af. Også selvom ens barn ikke skal køre, da vi har brug for al’ den hjælp vi kan få.

 

4.       Bane.

Intet nyt, vi afventer tøvejr

 

5.       Klubhus.

Intet nyt

 

6.       Miljøsag. Information om sagen. Beslutning om oprensning af søen eller ændring af banens forløb. Enten tilladelse til oprensning eller tilladelse til erstatningsbiotop.

Søen må oprenses i perioden 1/8-1/3. Morten sørger for tilbagemelding til kommunen.

7.       Kørerprofiler. På egne børn, oprettelse af profiler.

Der opfordres til at man sender billeder + profil, så det kan komme på hjemmesiden.

8.       Klubmesterskab. Klubben er blevet spurgt om vi ville deltage i fælles klubmesterskab med Hedeland og Køge.

Afholde eget klubmesterskab ?

Sen punkt 3

 

9.       Arbejdsdag. Antal, placering af dagene. Bøde for manglende fremmøde og størrelse på bøde.

Opvisning. Deltagelse v. ”når Far har fri” messe d. 05.06.2010 & 06.06.2010.

                            Gørlev kræmmermarked.

                            Sankt Hans i Høng.

·         Arbejdsdagene skal fortsat være lørdagene inden klubmesterskabet, altså 4 stk.

·         Det besluttes, at det forventes at alle medlemmer repræsenteres ved min 2 arb. Lørdage og 1 løbsdag.

·         Det besluttes at der opkræves gebyr ved manglende deltagelse. Dette gøres op i slutningen af året og manglende deltagelse takseres til 250,- kr. pr. dag.

·         Det besluttes at bakke op omkring arrangementet ”Når far har fri” den 5. og 6. juni 2010

·         Det besluttes ikke at deltage i Gørlev kræmmermarked

                     

 

10.   Baneprøve. Baneprøve og undervisning af kørerne v. første klubmesterskab.

                           Materiale er i klubhuset.

                           Ansvarlig: Martin står for gennemgang ved første klubmesterskab

 

11.   Evt.

Det kunne være rart med nye flag, Morten J. undersøger nærmere

 

12.   Dato for næste møde.

Aftales over mail

 

Referat af Bestyrelsesmøde i Vestsjællands Microcrossklub den 12/1-2010

 

Afbud: Ingen

Referant: Susanne

1.      Endelig konstituering af bestyrelsen for 2010

Formand: Morten Johansen

Næstformand: Martin Henriksen

Kasserer: Susanne Rovsing Olsen

Sekretær: Carsten Lond

Suppleant: Morten Kronborg

 

2.      Udvalgsansvarlige

Morten J.:               Løb og Sponsor

Susanne:                 Økonomi, Web og Medlemmer

Morten K.:              Bygninger og Træningsdage med træner

Martin:                   Miljø/område og kiosk

Carsten:                  Bane

 

3.      Fokusområder 2010

·         Lappe tag på klubhus

·         Startbom

·         Bedre publikumsforholdene (bænke med mere)

·         Skærm med tider ved løb

·         Containerne / indretning på pladsen

·         Friske klubhus op indvendigt

·         Publikumsområde ved startområdet skal afskærmes

 

4.      Årsplan

Punktet udskydes til DMU’s endelige løbskalender foreligger

 

5.      Affaldsordning

Bestyrelsen beslutter at klubben fremover skal tilmeldes den kommunale affaldsordning. Morten J. Sørger fore bestilling. Derudover må der ved bestilles ekstra affaldstømning ved løb og lignende.

 

6.      Børneattester

Der er inden mødet indhentet børneattester på alle bestyrelsesmedlemmer, der fremvises til mødet. Der er tale om rene børneattester på:

-          Morten Johansen

-          Morten Kronborg

-          Martin Henriksen

-          Carsten Lond

-          Susanne Olsen

 

7.      Uddannelse 2010. Stævneleder /G & TL licens.

Klubben har et ønske om at sende Morten J. og Martin på stævnelederkursus, hvis dette kan lade sig gøre. Morten J. er stadig i gang med at undersøge forskellige forslag til datoer. Som det er nu henter vi stævneledere udefra, når vi afholder løb, det ville være betydeligt nemmere, hvis vi selv kunne bestride denne post.

Derudover vil klubben opfordre alle, der ikke er træningsledere til at henvende sig. Der skal være en træningsleder til stede for at der må køres på banen, jo flere træningsledere vi er, jo færre vagter er der til hver. Kurset er et aftenkursus på 3 timer.

 

8.      Evt.

Næste møde 24/2-2010

Generalforsamling i Vestsjællands Microcross klub – Høng .

Søndag d. 22.11.2009 kl.14:00 i klubhuset på Møllegårdsbanen.

 

Formandens beretning

pkt. 2 på dagsordnen.

 

Sæsonen 2009 i Vestsjællands Microcross klub – Høng startede for mit eget og bestyrelsens vedkommende, med at vi blev valgt ind i bestyrelsen ved generalforsamlingen i December 2008.

Da bestyrelsen skulle konstituere sig ,var vi på tidspunktet omkring 10-12 medlemmer, hvoraf flere af medlemmerne var søskende.

I slutningen af 2008 sæsonen havde det været oppe at vende om klubben var i stand til at overleve, pga dårlig økonomi og et lavt medlemstal. Alle i bestyrelsen var fulde af håb og mente at klubben skulle overleve, og samtidig forsøge at udvikle sig.

Denne sæson har for klubben været op ad bakke, det meste af tiden. Når klubkassen begyndte at vise positive tal, modtog vi gerne en regning som ikke var betalt i sidste sæson.

Der har været tidspunkter hvor kasseren ikke har haft mulighed for at betale vores regningerne, men måtte prioritere hvilke regninger der skulle betales nu og andre måtte vente.

 I denne sæson har vi bla. betalt for :

Renovation år 2007 – ca. 4700 dkr. Det skal nævnes at hvis regningen var blevet betalt ved forfald var beløbet ca. 2000 dkr. På denne regning var der løbet renter og rykkergebyr på for 2700 dkr.

Vejgebyr 2008, Løbsafgift for SM løb i 2008, samlet er der i denne sæson betalt regninger fra 2008 sæsonen for ca. 20000 dkr.  Kasseren vil under fremlæggelsen af årets regnskab oplyse det nøjagtige beløb.

Klubben har i årets løb ligeledes kontaktet de sponsorer der havde reklameskilt på banen, flere af dem havde været med siden klubbens start i  1989, men havde ikke hørt eller set noget fra klubben de sidste 5 år. Nogle takkede nej, andre firmaer havde skiftet ejer og kendte ikke til sponsoratet.  I løbet af året er der kommet flere sponsorer, tak til dem.

Sponsorerne er fremadrettet en vigtig del, for at sikre klubbens eksistens

I foråret afholdte vi i klubhuset G & TL. Licenskursus med et flot fremmøde, dette kursus har senere dannet grundlaget for vores vagtplan. I løbet af denne sæson har alle TL. Taget deres tørn med at åbne og lukke klubben på træningsdagene. Det har fungeret rigtigt godt og alle har været behjælpelige med at bytte en vagt, så planen er gået op. Tak til jer.

På banen er der sket store ændringer i år.

Sidst på vinteren og i foråret startede vi med at indsamle dæk og køre dem ud fra banen.

Der er blevet lavet ny afskærmning af banesporet med snehegn, træ og kantpæle.

Nyt tilskuer område midt på banen.

Banens op og nedkørsler er der arbejdet på i flere omgange.

Vandingsanlægget er blevet færdiggjort.

Banen er blevet bredere flere steder.

Jeg vil gerne takke alle der har lagt et stort arbejde i at få banen opdateret sikkerhedsmæssigt og medvirket til at vi har en blank banesynsattest.

I denne sæson har Susanne lagt et stort stykke arbejde i vores hjemmeside, den fremstår utroligt flot og indeholder mange informationer omkring klubben. Hun har i løbet af denne sæson virkelig fået styr på vores side. Det skal hermed være en opfordring til at I får lavet en køreprofil på siden. Ligeledes skal i være velkomne til at komme med indspil til sidens indhold,  tag derfor kontakt til Susanne.

Klubhusets køkken har også haft besøg af fødevareregionen. Køkkenet har ændret status, fra at være et køkken hvor det var tilladt at tilberede mad, blev det ændret til at være en kiosk hvor der skal sælges pølser, toast der er lagt sammen og andre varer der er tilberedte.

Status ændringen gør at der stilles helt andre krav til vores køkken, samt at der ikke er krav om at personalet har uddannelser indenfor fødevarehåndtering. Kiosken fik tildelt en flot elite smiley.

 

I pinsen d. 30 & 31.05.2009 fejrede klubben sit 20 års jubilæum.

Lørdag blev der kørt pokalløb med flotte præmier til børnene. Hyggelig fest, med fælles mad og hygge i det opstillede telt og ryttergård. Søndag startede med fælles morgenbord, dernæst blev der kørt holdløb og superfinale, ligeledes med meget flotte præmier.

Jubilæumsløbet var vores første løb i denne sæson og samtidig det første løb for mange af os at tilrettelægge og udføre. Klubben fik i løbet af denne weekend mange positive tilbagemeldinger på vores fælles anstrengelser. Vejret var perfekt og alle opgaver blev løst utroligt flot.

Referat af bestyrelsesmøde i Vestsjællands microcrossklub den 8/6-09

Til stede: Morten, Martin, Brian og Susanne

Referant: Susanne

 

1.      Økonomi & PR . Økonomi generelt.Jubiløbs økonomi. SM økonomi.

Jubilæumsløbet er gået over al forventning, men økonomisk har det ikke givet noget . Vi er kommet ud med et lille minus, som dog opvejes af et større varelager, som stort set kan dække salg ved SM.

Årets regnskab er endnu svært at forudsige, da diverse tilskud og regninger ikke er kommet endnu.

 

2.      Miljø & område .Kiosk elitesmiley. Miljøgodkendelse. opsamlingstank toilet.

Kiosken har haft besøg af fødevarestyrelsen, hvilket resulterede i en superglad Smiley, der er dog lige noget loft, der skal laves, men det bliver på førstkommende arbejdsdag.

Der skal laves miljøgodkendelse af området, ansøgningen er under udarbejdelse, der mangler blot en oversigtstegning, som laves hurtigst muligt.

 

3.      Løb & træning . SM

Da vi jo lidt pludseligt har overtaget et SM den 27/6 -06 er vi nødt til at tænke lidt på træning i forbindelse hermed, da klubben jo har klubmesterskab søndagen før (21/6-09). Det er derfor besluttet at holde XL-åbent onsdag den 24/6-09. Dette betyder, at vi åbner for træning allerede kl. 16, hvilket giver 4 timers træning. Morten åbner.

 

4.      Bane. Banesyn/ændring og ombygning af bane.

Der er et område nede bag startbommene, som på nuværende tidspunkt ikke udnyttes optimalt. Der bliver arbejdet på en mindre ændring af banens udformning i dette hjørne, og så vidt muligt skal dette gerne være i orden inden SM den 27/6-09, da vi skal have banesyn senest den 30/6-09. Dermed er der brug for alle frie hænder i perioden fra nu og frem til 27/6-09.

 

5.     SM.

Der er på nuværende tidspunkt 49 tilmeldte kørere, hvilket er rigtig godt. Det vil hurtigst muligt blive undersøgt om vi kan låne det ekstra areal, vi også havde til jubilæumsløbet. Der skal gøres lidt ekstra for information til kørerne, da der ikke er nået at komme forkortede tillægsregler i Motorbladet, der vil blive udsendt en mail.

 

6.      Gebyr for manglende deltagelse ved arbejdsdage .

Vi må fra bestyrelsens side gøre alle opmærksom på at det er påkrævet at alle tager del i arbejdet i klubben jvf. §3 i klubbens vedtægter( Det er derfor et krav for optagelse i klubben, at medlemmernes forældre aktivt deltager i klubbens drift samt vedligeholdelse af klubbens aktiver).  For at være startberettiget v. klubmesterskabet skal man være mødt op til min. 2 arbejdsdage i løbet af året.

 

Disse 2 arbejdsdage kan ligeledes afvikles på alternativ vis - eks. slå græsset på klubbens område, hjælpe til i kiosken i 4 timer ved løb.

 

Der kan træffes aftaler omkring løsning af opgaver til gavn for klubben som værende gældende for en arbejdsdag.

 

Alternativt bliver klubben nødt til indføre brugerbetaling, som er kendt fra Maxi klubberne. For VM-Høngs vedkommende ønsker bestyrelsen ikke, på nuværende tidspunkt at sætte en afgift på manglende fremmøde v. arbejdsdag, men hvis nødvendigt vil brugerbetaling kunne gøre, at klubben kan tilbyde bedre forhold til dem der møder op på arbejdsdagene.

 

 

7.     Arbejdsdag før klubmesterskab. Opgaver ?

-       PEX r.i.r fra stophane i klubhus til toilet bygning.

-       Banen skal klargøres til klubmesterskab og SM.

-       Banesporet skal ændres en smule, således at vi udnytter hele det areal vi har til rådighed.

-       Bane klargøres til banesyn.

-       Maling af klubhus

-       Hegn omkring sandkasse, evt. legetårn og rutschebane.

-       Udskifte bræt på hegnet v. prøvebane.

-       Slå græs, gå med buskrydder, sprøjte omkring bænkene(udenfor åbningstid)

-       Udskifte tagplader på klubhus og rep. af loft indv.

 

 

8.     Socialt arrangement ved klubmesterskabet d. 21.06.2009.

Der er lidt meget at se til i klubben i øjeblikket, så det må blive på et senere tidspunkt.

Her skal der også lige gøres opmærksom på at datoen til årets klubfest er afsat, det bliver den 31/10-09

 

9.     Børneattester .

Blanke. Der er blevet indhentet børneattester på følgende bestyrelsesmedlemmer. Susanne Rovsing Olsen, Martin Henriksen, Brian Jakobsen, Morten H. Johansen. Der er intet belastende  at berette

 

10. Line og opmæksomhed omkring DM 2008’

Line Andersen har været til ”prisuddeling” hos Kalundborg Kommune på baggrund af hendes flotte præstation i DM 2008, hvor hun fik en 1. Plads. Her blev hun premieret med et håndklæde og klubben fik 1000,-. Bestyrelsen har besluttet at give Line en gave på 500,-, da det er hun superflot præstation. Godt gået Line!!!!!!!

 

 

11. Kørslesopdeling ved træning, træningslederens ansvar (især omkring ATV)  

Der har været nogle henvendelser fra børn og forældre, som er lidt utrygge ved at 2-hjulede crossere kører sammen med ATV-ere.

Bestyrelsen har drøftet problematikken og er kommet frem til at ATV-erne må køre med de 2-hjulede, hvis der er under 3 to-hjulede og under 3 ATV-ere, når dette ikke længere er opfyldt skal ATV-erne have egen køretid. Det er træningslederen der har det overordnede ansvar, men vi anmoder om, at man følger de retningslinier, der udstikkes af bestyrelsen.

 

12. evt.

Referat af bestyrelsesmøde den 26/1-09

Fraværende Frank Karlsen

 

Referent Susanne Olsen

 

 

1. Endelig konstituering af bestyrelsen for 2009.

Formand: Morten Johansen

Næstformand: Martin Henriksen

Kasserer: Susanne Rovsing Olsen

Medlem af best.: Brian Jakobsen og Frank Karlsen

 

2. Udvalgsansvarlige.

Økonomi og PR: Susanne

Miljø og område: Martin

Løb og træning: Brian Jakobsen

Bane: Morten Johansen

 

3. Klubbens årsplan, for og imod, skal vi anvende den ?

Årsplanen (et emne bestyrelsen har været på kursus i) er et godt redskab til at samle trådene og vil gøre det mere overskueligt at overdrage arbejdet til fremtidige bestyrelser.

Årsplanen føres i de enkelte udvalg og der samles op i bestyrelse løbende.

 

4. Indplacering af forældre i arbejdsgrupper, Mailliste for de enkelte arbejdsgrupper, mailliste til brug v. nyheder på vores hjemmeside, Oprettelse af jobbank.    Tovholder:

Dette er oplysninger vi skal have samlet ind og der vil derfor blive holdt indskrivningsdage den

15/2-09 og den 1/3-09 fra 10-14

 

5. Kørerprofiler på egne børn, oprettelse af profiler- Tovholder.

Vi ønsker at gøre opmærksom på klubbens eksistens og har derfor brug for at I sætter kørerprofiler af jeres børn på hjemmesiden, dette både for at skaffe flere medlemmer og eventuelt sponsorer.

KOM FREM FRA BUSKEN

 

6. Nøgler i omløb, samt overlevering fra den afgående bestyrelse og udvalg.

Der er mange nøgler i omløb, men ingen kender det nøjagtige antal og desuden er der forskellige nøgler til diverse døre.

Brian undersøger priser m.m. for omkodning af låsene

 

7. Arbejdslørdag, antal?, tidspunkt?, dagsorden?, bøde for manglende fremmøde og evt. størrelse på bøde.

Bestyrelsen har besluttet at arbejdsdagene fremover ikke skal ligge samme dag som klubmesterskaberne, der bliver i stedet tale om ca. 4 arbejdslørdage. Til disse arbejdslørdage vil der blive lagt arbejdsopgaver på nettet og man vil kunne tilmelde sig de enkelte opgaver samt evt. medbringelse af værktøj/materialer, dette for at undgå at der møder for mange op og man dermed bliver overflødig.

Vi forventer at hvert barn bliver repræsenteret af en voksen ved minimum 2 arbejdsdage. Vi vil i første omgang ikke vedtage bødestørrelse, da vi håber at gå ad frivillighedens vej.

HUSK DET ER FOR JERES BARNS SKYLD.

 

8. Velkomstfolder.

Morten har lavet en ”prototype” på en velkomstfolder. Bestyrelsen synes det er en god ide og der vil blive kopieret en bunke, så den ansvarlige træningsleder kan udlevere en velkomstfolder med indmeldelsesblanket til nye medlemmer, der kommer og henvender sig.

Har du en ide til et sted, hvor vi kan sætte den op og dermed kapre medlemmer, så hiv fat i en fra bestyrelsen, så vi kan få nogle medlemmer.

 

9. Åbent hus arrangement/ rekruttering af nye medlemmer. Deltagelse ved andre arrangementer såsom åbent hus landbrugsskole, biler på Lerchenborg, Kalundborg by uge, fritidsmesse klbg. hallen og andre?

Vi arbejder hen mod et åbent hus arrangement, men dette punkt er udskudt til et senere møde

 

10. Træningsledere/kursustilbud DMU. Vagtliste for træningsledere. Tovholder.

Henrik undersøger mulighederne for g-licens til de personer, der allerede har været på træningslederkursus og for andre, evt. et kursus i vores egen klub.

Martin deltager i træningslederkursus i uge 9. Er der interesserede, så meld jer endelig, vi mangler folk med g-licens og træningsledere.

 

11. Baneprøve for kørere- indhente materiale, Tovholder.

Baneprøve for microkørere består hovedsageligt i at kende kørselsretningen på banen samt flagenes farve og funktion. Træningslederne skal huske at gennemgå disse ting, hvis nye medlemmer kommer til på alm. Træningsdage.

 

12. Klubmesterskab, antal afd. ?, tidstager?, Tovholder.

Overført til næste møde, da vi skal bruge en endelige løbskalender fra DMU før dette kan planlægges.

 

13. Evt.

-          Træningskontingentet er hævet til 20,- for klubbens medlemmer og 60,- for udefrakommende.

-          Atv-ere på banen er drøftet og de er velkomne

-          Vi mangler en markering til flagpost i et sving. Martin og Morten ser på om der er plads til en palletank det pågældende sted.

-          Vi efterlyser en brevsprække til klubhuset, da postkasserne bliver ødelagt.

 

14. Dato for næste møde.

Efter indskrivning den 15/2-09

 

Referat af generalforsamling i Vmck den 16/12-08

 

1. Valg af dirigent

Martin

 

2. Formandens beretning
   • Den tidligere bestyrelse blev valgt grundet intet alternativ, der mødte ikke ret mange op til generalforsamling, så alle var nødt til at ”melde” sig.
   • Vi havde et godt forår med gode træningssamlinger
   • Baneudvalget fik udrettet et godt stykke arbejde, tak til dem
   • Henover sommeren blev bestyrelsen reduceret til 2 personer, der blev ikke indkaldt til ekstraordinær generalforsamling, men der blev gjort en indsats for at ”rekruttere” en ny bestyrelse
   • Vi har haft et år med rigtig gode sportslige resultater, både sjællands- og danmarksmester – Tak til Line
   • Godt år med godt socialt samvær, klubben har udviklet sig til det bedre, så det er nemmere at være ny.

 

3. Regnskab

Regnskabet er ikke afsluttet, da flere af tallene er acontotal, så der er tale om et kvalificeret gæt.

Der bliver tale om et mindre underskud (omkring 5000,-), dog afhænger det af det endelige kommunale tilskud. Regnskabet er bl.a. præget af følgende ting:

• Manglende kontingent fra medlemmer
• Et godt overskud i kiosken
• Der er nogle uafsluttede sager omkring hjemmeside, kontoer med mere, der koster ”unødvendige” penge, dette løses hurtigst muligt.
• Indbrud koster

 

4. Fastlæggelse af kontingent ’09

Bestyrelsen foreslår uændret kontingent og det er vedtaget.

 

5. Valg af bestyrelse

En gruppe har været på kursus og denne gruppe blev valgt.

Martin, Brian, Morten, Frank og Susanne

 

6. Forslag til vedtægtsændringer

Der er indsendt protest mod vedtægtsændringer, da disse ikke er vedlagt indkaldelsen, så dette tages til efterretning og punktet skubbes til næste generalforsamling.

Der blev indgivet forslag fra medlem alkoholpolitik og denne er vedtaget og indskrives i vedtægterne:

 

 

Alkoholpolitik i Vestsjællands microcrossklub – Høng.

 

VM - Høng lægger meget vægt på at forældre kan føle sig trygge ved at lade deres børn færdes i og omkring klubben.

 

VM - Høng ønsker på ingen måde at fremme brugen af alkohol i forbindelse med klubbens aktiviteter.

 

I forbindelse med forskellige sociale aktiviteter kan det accepteres at der nydes alkohol i begrænset omfang.

 

Personer der virker stærkt berusede kan bortvises fra klubben.

 

Voksne er børnenes forbillede og det er derfor vigtigt at gå foran med et godt eksempel.

 

Ligeledes lægger VM - Høng vægt på hvilke signaler vi som klub sender til omverdenen.

 

 

7. Indkomne forslag

Se ovenstående

 

8. Aktiviteter vedrørende klubbens 20 års Jubilæum

Der er lagt billet ind på 2 sammenhængende dage i løbskalenderen (30.+31. maj 2009) og så er det åbent for den nye bestyrelse, hvordan arrangementet skal se ud.

 

9. Evt.

Det oplyses, at man som medlem i VMCK har visse forpligtelser:

Deltagelse i et af følgende udvalg er obligatorisk (Løb, Bane, Klubhus, Miljø og sponsor), ligesom fremmøde på indkaldte arbejdsdage. Bestyrelsen kan vedtage en afgift for manglende deltagelse, den offentliggøres på hjemmeside, samt opslag i klubben

 

Referent: Susanne Olsen